ARTIKEL MEMAHAMI PRINSIP PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN

MEMAHAMI PRINSIP PRINSIP PENYELENGGARAAN

ADM PERKANTORAN

ABSTRAK

Administrasi adalah Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.

KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Kantor Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja.

Administrasi Perkantoran menurut William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan‐kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.

Mendeskripsikan administrasi perkantoran

A.    Administrasi

1.      Pengertian Administrasi

1)      Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.

2)      Dalam bahasa inggris “administration.

3)      KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.

2.      Unsur‐Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:

1)      Pengorganisasian

2)      Manajemen

3)      Tata hubungan

4)      Kepegawaian

5)      Keuangan

6)      Perbekalan

7)      Tata usaha

8)      Perwakilan

3.      Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

1)      Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2)      Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai.

3)      Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian.

4)      Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim.

5)      Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.

B.     Kantor

1.      Pengertian

1)      Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja

2)      Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.

2.      Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3.      Fungsi kantor

1)      Menerima informasi

2)      Merekam informasi

3)      Mengatur informasi

4)      Memberi informasi

5)      Melindungi aset/harta

C.     Pengertian Administrasi Perkantoran

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan‐kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2.      George R. Terry Dalam buku”Office Management and Control” manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.

D.    Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.      Kegiatan Kantor

1)      Perencanaan perkantoran (office planning)

2)      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

3)      Pengarahan perkantoran (office actuating)

4)      Pengawasan perkantoran (office controlling)

2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

1)      Lokasi kantor

2)      Gedung

3)      Peralatan

4)      Interior

5)      Mesin‐mesin kantor

Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor

A.    Pengertian Organisasi

1.      Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan.

2.      KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian‐bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang‐orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3.      Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu kesimpulan dari definisi, ciri‐ciri organisasi sebagai berikut:

1)      Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2)      Ada kerja sama

3)      Ada tujuan bersama

B.     Prinsip‐Prinsip Organisasi

1.      Prinsip perumusan tujuan

2.      Pembagian kerja

3.      Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4.      Tingkat pengawasan

5.      Rentang manajemen

6.      Kesatuan perintah

7.      Koordinasi

C.     Bentuk‐Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1.      Organisasi Garis/Lini

2.      Organisasi Garis dan Staf

3.      Organisasi fungsional

D.    Pengertian Pekerjaan Kantor

1.      George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat‐warkat tertulis dan laporan‐laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat‐warkat dari badan usaha, pembuatan warkat‐warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

E.     Fungsi Pekerjaan Kantor

1.      Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan‐pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Mengidentifikasi pekerjaan kantor

A.    Jenis‐Jenis Pekerjaan Kantor

1.      Menghimpun

2.      Mencatat

3.      Menggandakan

4.      Mengirim

5.      Menyimpan

6.      Melakukan komunikasi

7.      Menghitung

8.      Pekerjaan lainnya

B.     Ciri‐Ciri Pekerjaan Kantor

1.      Bersifat pelayanan

2.      Terbuka dan luas

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2.      Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

3.      Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung.

4.      Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

Mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi perkantoran

1.      Jenis‐Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan, alat.

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

1)      Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)

2)      Mesin‐Mesin Kantor (Office Machine)

3)      Mesin Komunikasi Kantor

4)      Perabot Kantor (Office Furniture)

5)      Interior Kantor (Office Arrangement)

6)      Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

2.      Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

a)      Pengadaan

Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.

b)      Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

c)      Pemeliharaan

Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan denga berbagai cara:

a.       Pemeliharaan berdasarkan waktu

b.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

d)     Inventarisasi

e)      Laporan sarana dan prasarana

Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran

A.    Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai, anak buah, awak.

mendengarnya dengan istilah karyawan.

1.      Pegawai negeri

2.      Pegawai swasta

3.      Pegawai tetap

B.     Macam‐Macam Personil Kantor

1.      Administrator atau petugas pelaksana administrasi

2.      Manajer

3.      Staf atau pembantu ahli

4.      Worker atau pegawai/pekerja

C.     Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenidan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut:

1.      Kepala kantor

2.      Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor

3.      Bagian keuangan atau kasir

4.      Sekretaris

5.      Penerima tamu

D.    Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas‐tugas admistrasi adalah

komputer.

E.     Tahapan‐Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.      Analisis jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal‐hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation).

2.      Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

F.      Syarat‐syarat personil kantor

1.      Persyaratan pengetahuan

Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal

2.      Persyaratan ketrampilan

Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas‐tugas pelayanan yang mencakup enam pola

kegiatan:

a.       Menghimpun

b.      Mencatat

c.       Mengolah

d.      Menggandakan

e.       Mengirim

f.       Menyimpan

3.      Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.

G.    Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

1.      Pengertian pelatihan dan pengembangan

Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2.      Manfaat pelatihan

Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun yang baru.

3.      Jenis dan tujuan pelatihan

1)      Supervisory training

2)      Administrative training

3)      Office method training

4)      Refreshing training

4.      Prinsip‐prinsip pelatihan

1)      Prinsip perbedaan individu (setiap individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman

2)      Prinsip pengembangan karyawan

5.      Komponen pelatihan dan pengembangan

1)      Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai.

2)      Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan.

3)      Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

4)      Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

6.      Prinsip‐prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan

Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip‐prinsip pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:

1)      Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap

2)      Tahapan‐tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

3)      Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran

4)      Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta

5)      Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku

7.      Tahapan‐tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan

1)      Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan

2)      Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

3)      Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan

4)      Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya

5)      Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi

6)       Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan

8.      Tujuan pelatihan dan pengembangan

1)      Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja

2)       Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia

3)      Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

4)      Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal

5)      Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi

6)      Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

7)      Meningkatkan perkembangan karyawan

8)      Menghindarkan keusangan

9.      Faktor‐faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan

1)      Perbedaan masing‐masing karyawan

2)      Hubungan dengan analisis jabatan

3)      Motivasi

4)      Partisipasi aktif

5)      Seleksi peserta pelatihan

6)      Metode pelatihan dan pengembangan

10.  Kebutuhan pelatihan dan pengembangan

Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan.

DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip‐PrinsipPenyelenggaraan

Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga