ARTIKEL ASPEK DAN TUJUAN MENEJEMAN ARSIP

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

1.      Manajemen dan pengarahan

2.      Tata laksana/penyelenggaraan

3.      Pelaksana secara efisien

4.      Manajemen

5.      Pengawasan

6.      Pengendalian dan pengawasan

7.      Pengarahan dan pengawasan

8.      Pengarahan

9.      Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

1. pegawai
2. Material perlengkapan
3. Persayaratan
4. Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

1. Kepegawaian perkantoran (office personel)
2. Metode perkantoran (office methods)
3. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
5. Biaya perkantoran (office costs)
6. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

1. ruang perkantoran (office space)
2. komunikasi (communications)
3. kepegawaian kantor (office personnel)
4. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
5. peralatan dan mesin (appliance and machine)
6. perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
7. metode (methods)
8. tata warkat (records)
9. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5. Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .